Nicht umsonst sind viele große PIM-Systeme durch die Initiative von Druckereien entstanden.
Unternehmen bei der Publikation umfangreicher Katalogwerke zu unterstützen, ist seit jeher im Eigeninteresse der Druckbranche.
Erfolgt der Prozess der Dokumenterstellung schnell und kostengünstig, sind größere und häufigere Auflagen möglich.
Ein datenbasierter Prozess auf der Basis eines PIM- oder vergleichbaren Datenbanksystems gehört inzwischen zum Standard.
Die weitere Optimierung des Publikationsprozesses ist Thema der digitalen Transformation. Die Möglichkeiten sind hier noch lange nicht ausgereizt. Jeder Schritt der Effizienzverbesserung bei der Dokumenterstellung läßt sich in neuen Druckaufträgen messen.
Etwa seit der Jahrtausendwende sieht der Prozess der Katalogerstellung auf Basis eines PIM-Systems grob so aus:
- Pflege von Content im PIM-System, DAM etc.
- Dokumentzusammenstellung im PIM; Datenselektion und -strukturierung.
- Ausleitung strukturierter Content-Daten aus dem PIM/DAM.
- Übertragung der Content-Daten in ein Gestaltungssystem (z.B. per Plugin).
- (halb-)manuelle Gestaltung/Finishing/Nachbearbeitung des Katalogdokuments im Gestaltungsprogramm.
- Übersetzungsworkflow: Aufgrund sprachspezifischer Daten entsteht im Gestaltungssystem ein mehrsprachiges Dokument, ein multilinguales mehr-Ebenen-Dokument für die Produktion mit Schwarzwechsel oder mehrere Dokumentversionen mit unterschiedlichem Umbruch gemäß der verschiedenen Textlauflängen.
- Clearing-Workflow: Inhaltliche Prüfung/Ergänzung/Korrektur des gestalteten Dokuments, ggfs. mit bidirektionaler Kopplung an die Datenhaltung im PIM.
- Druckfreigabe.
- Druckproduktion.
Auch heute wird noch vielerorts so gearbeitet. Im Zuge der digitalen Transformation der Publishing-Prozesse wird der Ablauf weiter optimiert, aber es gibt grundlegende Hürden, die nur durch eine
disruptive, gundlegende Änderung des Workflows überwunden werden können.
Die Datenpflege
(Punkt 1) ist heute ein durchgängiger, täglich ablaufender Aktualisierungsprozess aller Datenquellen, sei es durch manuelle Pflege, sei es durch automatisierte Prozesse auf dem Enterprise Service Bus. Durch die Anforderung des Master Data Management (Single Source of Truth), aus dem sich eine Vielzahl von Datenkonsumenten bedienen, darunter Online-Medien, digitale Marktplätze, Warenwirtschaft usw., ist eine stets aktuelle, umfassende Datenhaltung unverzichtbar.
Die Datenbereitstellung
(Punkt 2 und 3) sollte bei einem modernen System, nicht zuletzt durch die Anforderungen der oben aufgezählten ETL-Prozesse, durch vorkonfigurierte, automatisch ablaufende Transformationsprozeduren erfolgen, die entweder manuell oder ereignisgesteuert jederzeit angestoßen werden können.
Insofern kann man davon ausgehen, dass für die Schritte 1–3 eine automatisierte, datenbasierte Prozessumgebung bereit steht, die jederzeit aktuelle, passend aufbereitete Content-Daten liefern kann.
Der nächste logische Schritt der digitalen Transformation ist die Ersetzung des halbmanuellen Dokument-Erstellungsprozesses
(Schritt 4–7) durch einen vollautomatisch ablaufenden, datenbasierten Workflow.
Bei fest etablierten halbmanuellen „database publishing“ Workflows nach obigem Muster gibt es häufig erstaunliche Widerstände gegen diesen konsequenten Weiterentwicklungsschritt.
Dies kann die folgenden Gründe haben:
- Das für die Dokumenterstellung verwendete Werkzeug (häufig Gestaltungsprogramm + Plugin) bietet nicht die Leistungsfähigkeit, um alle benötigten Gestaltungselemente und Layout-Optimierungen, die derzeit manuell ausgeführt werden, vollautomatisch umzusetzen.
- Bei den Entscheidern bestehen Vorurteile, dass sich das eigene Corporate Design überhaupt vollautomatisch realisieren lässt.
- Mit einer Umstellung auf vollautomatische Publikation wären erhebliche zusätzliche Lizenzkosten
(z.B. für die Anschaffung eines DTP-Servers) verbunden.
- Es gibt bei Print-Publikationen Inhalte, die nicht in den medienneutralen Datenquellen vorhanden sind sondern erst im Rahmen des Finishing manuell hinzugefügt oder angepasst werden.
- Der etablierte Prozess sieht vor, bestimmte Inhalte erst im fertigen Layout zu bearbeiten und dann per bidirektionaler Kopplung
in die Datenquelle zurückzuspielen, da die Pflege direkt in der Datenbank zu unübersichtlich und anstrengend ist.
- Inhalte aus dem PIM werden aus layouttechnischen
Gründen noch angepasst (z.B. Texte geändert oder Inhalte hinzugefügt oder weggelassen), um Seiten besser zu füllen oder Umbrüche zu optimieren.
- Die Dokumenterstellung und das Fachwissen über das Corporate Design liegt in den Händen eines externen Dienstleisters, der kein Interesse daran hat, dass der manuelle Aufwand und damit das Auftragsvolument sinkt.
- Bei dem etablierten Prozess sind mehrere externe Parteien
beteiligt (z.B. Auslandsgesellschaften, Satz- und Übersetzungsdienstleiter), die dem etablierten Prozess basierend auf der Weitergabe offener DTP-Dateien verhaftet sind.
- Es werden bei der halbmanuellen Dokumenterstellung komplexe manuelle Gestaltungs- und Optimierungsschritte
speziell für Printdokumente ausgeführt (z.B. Aufbereitung für Schwarzwechsel, Gestaltetes Einzel- und Doppelseitenlayout, Platzierung von Anzeigen oder freigestellten Abbildungen, Optimierung von Seitenumbrüchen und Weißraum), die man (scheinbar) keinem Automatismus überlassen kann.
Wir werden im Folgenden argumentieren, dass einige der oben aufgeführten Hinderungsgründe auf moderne Publishings-Automatisierungssoftware nicht zutreffen, während andere gemildert werden können und letztlich durch die Vorteile eines vollautomatischen Prozesses mehr als aufgewogen werden.
Für die Druckbranche ist es in jedem Fall vorteilhaft, Kunden bei der Etablierung eines vollautomatischen Dokumenterzeugungsprozesses zu unterstützen, da die zusätzlichen Nutzenaspekte der Vollautomatisierung wie mehr Sprachvarianten, häufigere Auflagen oder personalisierte Dokumente sich in zusätzlichen Druckaufträgen niederschlagen.
Setzt man die digitale Transformation des Publishing-Prozesses für datenbasierte Produktinformationen konsequent fort, so entsteht folgender Prozessablauf:
- Product Master Data Management: Kontinuierliche Pflege der Produktdaten als zentrale Datenquelle für alle Datenkonsumenten.
- Die Produktdatenpflege ist fester Bestandteil des Produktlebenszyklus
und bildet jederzeit alle relevanten Produkteigenschaften ab.
- Klar definierte Übersetzungs- und Freigabeworkflows
innerhalb der Produktdatenhaltung stellen sicher, dass Produkttexte in allen Sprachen kongruent exportiert werden können.
- Fest definierte Ausleitungskanäle
für alle Medientypen, mit denen berechtigte Mitarbeiter Daten zusammen stellen und über einen automatisierten Prozess exportieren können, bzw. über die Datenexporte eventgesteuert als Batchprozess exportiert werden.
- Vollautomatische Generierung
fertig gestalteter Print-Dokumente aus Datenexporten, als Teil automatisch ablaufender Prozesse oder on-the-fly „auf Knopfdruck“.
- Clearing-Workflow: Inhaltliche Prüfung/Ergänzung/Korrektur automatisch generierter Dokumente und direktes Einpflegen der Korrekturen in der zentralen Produktdatenbank.
- Druckfreigabe.
- Druckproduktion.
Im Vergleich zu dem vorgenannten halbmanuellen Prozessablauf stellt vor allem Schritt 5 (Vollautomatische Generierung gestalteter Dokumente) eine Disruption
der bestehenden Arbeitsweise dar: Die vorhandene Technologie wird vollständig durch eine neue, leistungsfähigere Methodik ersetzt.
Durch eine kleinschrittige Anpassung bestehender Prozesse ist dieses Ziel meist technisch nicht zu erreichen, da die bestehenden halbmanuellen, auf Gestaltungsprogrammen basierenden Systeme überwiegend nicht die Fähigkeit besitzen, vollautomatisch gestaltete, optimierte Print-Layouts zu generieren.
Der Überwindung, einen disruptiven Schritt nach vorn
zu gehen, stehen unzählige Vorteile gegenüber, die sich nur mit diesem modernen Prozess in vollem Maße realisieren lassen: Kostensenkung, Prozessbeschleunigung, Print-On-Demand, Personalisierung, One-To-One Marketing u.v.m
Nutzt man für die Umsetzung der Dokumenterzeugung eine moderne, regelbasierte Software, können die meisten der oben genannten Hinderungsgründe für die fortschreitende digitale Transformation der Publishing-Prozesse ausgeräumt werden:
- Aktuelle Software zur automatischen Dokumenterzeugung, die über ein regelbasiertes Layout-Engine nach dem responsive Printdesign
Paradigma verfügt, ist in der Lage, alle für die Erzeugung hochwertiger Produktkataloge erforderlichen Layoutaufgaben vollautomatisch und optimiert auszuführen.
- Ist das Corporate Design explizit ausformuliert (Corporate Design Handbuch), lässt es sich durch Designregeln
formalisieren.
- Durch die Verwendung auf dem Markt existierender freier und quelloffener
Software lassen sich die Lizenzkosten erheblich senken – trotz stark anwachsenden Publikationsvolumens.
- Inhalte, die es nur im Printdokument gibt, sollten in einer modernen, zentralisierten Produktdatenhaltung
nicht vorkommen. Print ist ja einer von vielen Publikationskanälen und nimmt in einer von „online first“ Strategien geprägten Welt keine Sonderstellung ein.
- Ein PIM-System ist heutztage längst mehr als eine Datenbank um Produktinformationen für Print-Dokumente sauber strukturiert aufzubewahren. In Zeiten des Product Master Data Management ist irredundante, vollständig medienneutrale Datenhaltung essentiell. Die bidirektionale Kopplung eines Print-Katalogs ans PIM mit der Möglichkeit, Änderungen aus dem DTP-System ins PIM zurückzuschreiben, ist für die Konsistenz der Datenhaltung problematisch.
Werden Produktdaten z.B. produktübergreifend aggregiert, verdichtet oder sonstwie für die Darstellung im Printkatalog transformiert, so ist unklar, wie die Änderungen konsistent und eindeutig zurückgeschrieben werden sollen.
Es droht die Gefahr, dass mit dem Zurückschreiben von Änderungen aus dem Gestaltungsprogramm Daten im PIM jenseits von Freigabeberechtigungen verändert werden oder aber notwendige Änderungen im Print-Dokument verbleiben und letztlich im PIM ein unvollständiger oder inkonsistenter Datenbestand verbleibt.
Um eine korrekte und konsistente zentralisierte und medienneutrale Datenhaltung
sicher zu stellen, müssen vorgegebene Prozesse für Änderung und Freigabe von Datenänderungen immer eingehalten werden.
Die Print-Publikation ist stets ein unverfälschtes Abbild der führenden Datenhaltung in der Produktdatenbank.
Durch die Möglichkeit, jederzeit automatisch authentische Clearing-Kataloge
zu erzeugen, können die Änderungen im Datenbestand sofort im korrekten Kontext kontrolliert werden.
- Inhalte rein aus layouttechnischen Gründen zu verändern widerspricht der medienneutralen Datenhaltung. Werden die geänderten Inhalte zur späteren Verwendung ins PIM zurückgeschrieben, bläht sich der Datenbestand mit der Zeit mit diversen Versionen aller Inhalte auf, die keine Begründung außer der Gestaltung eines bestimmten Dokuments haben.
Bei der regelbasierten automatischen Layoutoptimierung
besteht die Möglichkeit, Inhalte in vorgegebenen Grenzen zu modifizieren (z.B. Weglassen oder Hinzufügen von Inhalten, die als optional gekennzeichnet sind) und ansonsten das Layout dynamisch mit responsive Printdesign den korrekten Inhalten anzupassen. - Die Einrichtung eines automatisierten Dokumenterzeugungsprozesses erlaubt Anwendern die Erstellung von Dokumenten ohne Kenntnis oder Lizenzen von Gestaltungssoftware
oder Spezialkenntnisse in Typographie und Design. Damit lässt sich die Abhängigkeit von externen Dienstleistern reduzieren.
- Externe Parteien können kontrollierter und kosteneffizienter über ein zentrales Online-Publikationsportal
mit klarem Rollen- und Rechtemodell sowie Freigabeprozess in die Dokumenterstellung eingebunden serden.
- Printspezifische Anforderungen wie Schwarzwechsel und die optimierte automatische Gestaltung
von Seiten, Doppelseiten und ganzen Seitenstrecken werden von modernen automatischen Layout-Engines beherrscht. Neben dem regelbasierten responsive Printdesign werden Algorithmen aus der evolutionären Optimierung und künstlichen Intelligenz zum Einsatz gebracht.
Zusammenfassend kann man sagen, dass die dynamische, automatische Generierung von Print-Katalogen aus sauber gepflegten, medienneutralen Produktdaten heute nicht nur ohne Einschränkung machbar, sondern in einer Zeit, in der Print ein Medium unter vielen (vielfach bestenfalls an zweiter Stelle hinter Online-Medien) ist, sogar alternativlos ist.
Für den Nutzer hat die Einführung eines Werkzeugs zur vollautomatischen Erzeugung von Print-Katalogen eine Vielzahl von Vorteilen. Hier nur die wichtigsten:
- Kostensenkung
- Verbesserte Terminhaltung
- Publikation auf Knopfdruck bedeutet stets aktuelle Clearing-Dokumente und beliebig häufige Auflagen
in beliebigen Sprachen
- Klarer definierte, besser kontrollierbare Unternehmensprozesse
- Mehr Eigenständigkeit; weniger Abhängigkeit von externen Dienstleistern
- Neue Varianten von Print-Katalogen können einfach durch Definition neuer Datenexporte erstellt werden. Dies eröffnet die Möglichkeit, Spezialkataloge
für einzelne Regionen, Produktgruppen, Kundengruppen o.ä. mit minimalem Aufwand zu publizieren.
- Print-On-Demand: Für einen aktuellen Bedarf (z.B. Messe, Pitch) jederzeit einen aktuellen, bedarfsgerechten Katalog publizieren.
- Branding und Mandanten-Dokumente: Automatische Publikation von Dokumenten in verschiedenen Corporate Designs aus demselben Datenbestand.
- Personalisierte Dokumente
und One-To-One Marketing
- Keine Abhängigkeit
von Gestaltungssoftware. Dokumente können von beliebigen berechtigten Mitarbeiter/inn/en in einem bedienerfreundlichen Online-Portal zusammengestellt und generiert werden.
Für Druckereien bedeuten viele der obigen Punkte unmittelbar neue Aufträge.
Ein kostengünstiger und effizienter Publikationsprozess macht Budgets frei für Druckaufträge, z.B. in zusätzlichen Sprachen oder für häufigere Auflagen. Zudem steht einer Neuauflage des Hauptkatalogs häufig weniger das Budget als der aufwändige Publikationsprozess bei geringen Personalressourcen im Wege. Publikation „auf Knopfdruck“ beseitigt dieses Hindernis.
Die automatische Katalogpublikation auf Knopfdruck „as-a-service“ anzubieten, eröffnet neue Geschäftsmodelle. Bietet eine Druckerei Agenturleistungen an, steht sie in Konkurrenz zu Agenturen, die auf Online-Druckereien zurückgreifen. Dagegen haben Agenturen normalerweise kein Interesse daran, ihren Kunden die Dokumenterstellung auf Knopfdruck zu ermöglichen.
Ein Online-Publikationsportal mit automatischer Dokumenterstellung sowie integrierter Freigabe und Druckbestellung erzeugt einen „direkten Draht“ zwischen Endanwender und Druckdienstleister, stärkt die Kundenbindung und eröffnet neue, subskriptionsbasierte Abrechnungsmodelle.
DocScape bietet alle notwendigen Eigenschaften, um auf der Basis eines PIM oder „Product MDM“ Systems eine vollautomatisierte Prozesskette zur Generierung hochwertiger Print-Kataloge zu realisieren:
- Beliebige Eingabedaten werden vollautomatisch
zu druckfertigen PDF-Dateien gelayoutet.
- Serverlösung
für den Betrieb on premise, online oder in der Cloud.
- Hochperformant
und parallelisierbar.
- Seitenlayout, Umbrüche, Weißraumoptimierung usw. werden für jedes erzeugte Dokument erneut dynamisch aufgrund der Eingabedaten bestimmt. Damit ideal für personalisierte
Publikationen, Auszugs- oder Variantendokumente.
- Modularisierbare Design-Regelwerke
erlauben diverse Abstraktionsebenen und daher leichte Faktorisierung für verschiedene Medienformate, Branding und Mandantendokumente.
- Freie, quelloffene, unabhängige Software: professionelles Print-Publishing ohne Lizenzkosten oder Abhängigkeit von proprietären Fremdsystemen. Keine Einschränkungen bzgl. der Anzahl der Nutzer, Prozessoren oder Server.
- Mikrotypographie, Gestaltungsraster, freigestellte Abbildungen und viele weitere Aspekte hochwertigen Print-Designs
werden unterstützt.
- Regelbasierte dynamische Gestaltung nach dem „responsive Printdesign“ Paradigma erlaubt die automatische Generierung hochwertig gestalteter Dokumente.
- Print-spezifische Features
wie Farbprofile, Sonderfarben, Druckbogenoptimierung oder multilinguale Publikationen mit Schwarzwechsel.
- Intelligente Optimierung
für Seitenumbrüche, (Doppel-)Seitenlayout, Weißraumkontrolle und Einhaltung einer vorgegebenen Seitenzahl (Beispiel: personalisierte Broschüre mit voll-dynamischem Content muss immer genau 16 Seiten haben).
- Über offene Schnittstellen, XML oder Webservice leicht in bestehende Prozessinfrastrukturen zu integrieren.
- IntegriertesOnline-Publishing-Portal
erlaubt die einfache, browserbasierte Bedienung. Entweder als „Aufsatz“ für bestehendes PIM-System oder andere Datenquelle zur Datenselektion, Dokumentzusammenstellung und Publikationssteuerung. Oder als eigenständiges Redaktionssystem mit integrierter Datenbank, das alle Prozessschritte von der medienneutralen Contentpflege über die Dokumentstrukturierung und Dokumentgenerierung bis zur Freigabe und Druckbeauftragung abdeckt.
Damit sind alle weiter oben genannten Voraussetzungen für eine effektive Ablösung eines halbmanuellen Katalogerstellungsprozesses durch eine Vollautomatisierung auf der Basis von DocScape erfüllt.
Da DocScape lizenzkostenfrei ist und als unabhängiger Server betrieben wird, kann eine Vollautomatisierungslösung auf der Basis von DocScape ohne Schwierigkeiten parallel zu bestehenden Systemen eingeführt und betrieben werden.
Vom
20. bis 30. April 2021
wird die 4R Innovation auf der DRUPA in Düsseldorf
in der Halle 7 am Stand S12
die innovative Print-Publishing-Lösung DocScape und das umfassende Dienstleistungsangebot im Umfeld der vollautomatischen Erzeugung von Print-Publikationen präsentieren:
https://www.drupa.de/vis/v1/de/exhibitors/drupa2020.2663376DocScape wird bereits seit fast 20 Jahren für die vollautomatische Generierung hochwertiger Print-Kataloge eingesetzt.
Da aus jedem Datenstrom vollautomatisch ein dynamisch optimal gelayoutetes Dokument entsteht, sind die Grenzen zwischen „Hauptkatalog“, Varianten- und Spezialkatalogen sowie personalisierten Katalogen fließend.
- Werfen Sie einen Blick auf erfolgreiche Referenzprojekte
und Drucksachen und erfahren Sie, wer schon heute von einem voll digitalisierten Publishingprozess profitiert.
- Schauen Sie unter die Haube der automatischen Katalogproduktion mit DocScape: Anbindung an Datenquellen, Datentransformation und -Verdichtung, Umsetzung des Corporate Design sowie Layout-Optimierung können live getestet
und mit Entwicklern und Projektbetreuern diskutiert werden.
- Testen Sie die personalisierte Katalogerzeugung live an relevanten Demo-Installationen.
- Machen Sie sich mit der Bedienerfreundlichkeit der integrierten Online-Publikationsportale
und Redaktionssysteme vertraut.
- Informieren Sie sich direkt vor Ort über Machbarkeit und Kostenrahmen Ihres DocScape-Automatisierungsprojekts.
- Diskutieren Sie mit Entwicklern und Publishing-Automatisierungsexperten
über digitale Typographie, Design-Automatisierung, intelligente Layoutoptimierung, Online- und Cloud-Publishing.
- Tauchen Sie in die Zukunft des Print-Publishing ein.
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